江苏省省级机关事务管理局

财务处会计档案管理办法

（二○○一年七月三十一日）

 

第一条为了加强对我局会计档案的管理，有效地保护和利用会计档案，更好地为机关档案事业服务，制定本办法。

第二条会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要依据。具体包括：

(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保管的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第三条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。根据我局财务活动情况，定期保管期限分为5年、15年、25年3类。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

第四条每年形成的会计档案，应由会计人员按照归档要求，负责整理，装订成册，于次年的上半年交给指定的档案管理人员编制会计档案管理清册。

第五条财务处保管的会计档案不得借出。相关业务处室、外单位人员(需持单位介绍信)如有特殊需要，经财务处负责人（或副处长）批准，可以提供查阅、复制，并办理登记手续，查阅、复制会计档案的人员，严禁涂改、拆封、抽换和毁坏会计档案。财务处内部人员因工作需要调阅会计档案，也要办理登记手续。

第六条保管期满的会计档案除第七条规定的情况外，可以定期销毁：

（一)每年上半年由会计档案管理人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列出需销毁会计档案的名称、册数、起上年限、应保管期限等内容。

(二)财务处负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)财务处负责人指定两个以上监销人员参加。

(四)监销人员在销毁会计档案时，应按照会计档案销毁清册所列内容清点、核对所需销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章。

第七条在销毁会计档案前，会计人员应当及时清查往来事项，对保管期满但债权、债务尚未结清的原始凭证或涉及到未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出保管。正在项目建设期间的建设工程，其保管期满的会计档案不得销毁。

第八条采用电子计算机进行会计核算的账套，应当保存打印出的纸质会计档案。

由于目前不具备磁性载体档案的贮存与保护条件，暂不考虑以磁性介质保存会计档案。待条件成熟后，按《磁性载体档案管理与保护规范》的有关规定执行。