（苏事管财〔2006〕77号）

 

      为了规范全局系统会计电算化工作，加强会计核算软件的操作使用管理，保证会计电算化工作的质量，根据财政部有关规定，结合我局工作特点，制定本制度。

一、会计电算化岗位责任

(一)岗位设置

各会计核算单位在原基本会计岗位基础上设置：电算主管、数据录入、数据审核、数据管理、系统维护等会计电算化工作岗位。

(二)岗位的职责权限

1、电算主管

(1)负责本单位会计电算化工作的组织和管理，监督和考核电算化管理制度的执行情况，保证系统有效、安全、正常运行。

(2)负责分配系统内操作人员的工作任务和使用权限，指导操作人员按规定操作系统。

(3)负责系统的各有关资源(包括设备、软件、数据及文档资料等)调用、修改和更新的审批。

(4)负责根据会计软件的特点、会计制度和主管部门的要求设置会计科目和报表，建立账簿。

(5)负责对计算机输出的账表、凭证等数据正确性和及时性的检查与审批。

2、数据录入

(1)严格按照原始数据输入记账凭证，并进行自检核对。

(2)当天的日记账数据当天登录，做到当日账当日清。

(3)操作结束后，及时做好数据备份工作。

(4)在系统发生故障时，详细记录故障情况并及时向系统维护人员或电算主管报告。

(5)不得进行数据审核操作。

3、数据审核

(1)负责凭证数据的审核工作。

(2)发现不合理的凭证，退还各有关人员更正、补齐后再行审核。

(3)对于不符合要求的记账凭证和不正确的账表数据，不予签章确认。

(4)不得承担本人录入数据的审核工作，不得进行其它操作人员已录入数据的修改操作。

4、数据管理

(1)负责账务系统的自动转账设置，对经审核过的记账凭证进行记账和结账、编制会计报表。

(2)定期(每月至少一次)进行会计数据的备份。

(3)负责整理分析各种会计数据、资料，在规定时间内打印输出各类账表。

(4)负责系统的各种开发文档、数据软盘、程序软盘、光盘及各类账表资料和上机日记的存档保管工作，承担档案移交档案部门前的安全、保密工作。

5、系统维护

(1)定期检查软、硬件设备的运行情况，定期进行病毒检测，预防病毒破坏。

(2)负责系统的安装调试，系统运行软件、硬件的故障清理工作。

(3)按规定的程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护。

(4)系统维护人员除实施数据维护时，一般情况不允许打开数据库进行操作，更不准修改数据库结构。

二、上机操作管理

1、会计电算化操作人员，必须具有会计软件操作知识，取得会计电算化培训合格证，方可上机操作。

2、上机操作人员必须按照规定的岗位职责和工作权限进入系统完成某项工作，不得越权操作。

3、操作口令要严格保密，并定期或不定期修改，杜绝未经授权人员操作会计软件。

4、操作人员在启用和更改口令当天，将口令密封交本单位电算主管备查。

5、未经许可和病毒检测不得将外来磁盘和外出工作使用的备份盘所携带的文件拷入机内，严禁使用游戏盘。

6、定期或不定期地对计算机系统和硬盘软件进行病毒检测。

7、为保护会计数据的安全，操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。

8、上机操作人员不准进行系统软件删除、移动、拷贝、修改系统文件名、改变软件系统环境配置等操作。

9、上机操作时不得运行与本人工作无关的程序，如有必要需经电算主管批准并在允许范围内操作。

10、电算主管应定期检查集成账务上机日记并打印输出，年终整理归档。

11、系统维护员在维护过程中发现的异常现象及处理方法、处理结果都应有所记载，对于重大运行故障，除按规定登记外还需另行填写故障报告单。

三、系统软件维护管理

(一)会计软件配置

各单位电子计算机会计核算所使用的集成账务和会计报表软件必须按局财务管理处统一规定进行配置。

(二)会计软件启用

1、各单位启用账务、报表系统前应按统一要求将初始化方案报局财务管理处审定后执行。

2、各单位按照电算化管理制度的规定设置各操作岗位，但下列岗位只可以由电算主管担任：①“期初余额”中期初余额录入、上年结转等；②“账套”中重建账、恢复记账前状态、上机日记、删除往年数据、账套参数调整等。

3、各单位设立“公用查询”操作岗位，口令统一为“000”，预留全部岗位的查询和打印权限，以专用于上级主管、税务、审计、财政等部门的查询。

(三)会计软件维护

1、会计数据的修正与恢复操作必须由系统维护人员或软件公司专业维护人员负责。

2、由于记账凭证填制或录入错误而导致会计账簿数据的错误，只能通过凭证更正方式进行数据的修正，不得通过维护操作给予修正。

3、在出现未录入年初余额或年初余额未平但已记账、记账时中断或错误操作引起数据错误等情况下，维护人员才能实施数据修正操作。

4、未经局财务管理处批准，各单位一律不得使用“重新建帐”功能。

6、各单位不得擅自对已安装的会计软件进行重新安装、修改和删除，会计软件的升级应在局统一部署下进行。

7、年末结账前进行永久性非磁介质性的数据备份，以备永久保存。

四、硬件设备维护

(一)硬件设备配置

会计电算化硬件设备是指专门用于会计电算的计算机及其配套设备，必须满足电算化账务系统运行配置标准。

(二)硬件设备维护

1、会计电算化专用硬件设备由财务部门统一管理和使用，其他部门和非授权人员确需使用时，必须经电算主管批准，并登记备案。

2、会计电算化硬件设备专门用于运行账务处理系统、报表处理系统和其他会计事务处理。任何人员不得将其用于与会计电算化无关的工作。

3、会计电算设备的检测工作由系统维护人员负责进行，一般每月末全面检查一次，并做好检查记录。

4、操作人员工作中突然停电时必须马上存储数据，及时退出系统，按规定程序关闭工作中使用的各种设备的电源。

5、为了保证计算机安全正常地运行，电算化设备须保持清洁，注意防尘、防水、防火、防潮。

五、账务管理

1、转换会计年度时，应在新的年度开始后的一个月内完成各账户的年初手续，并检验平衡正确。

2、任何登记入账的经济业务都必须填制记账凭证。

3、数据审核人员必须在对机内录入凭证进行审核签字的同时，对打印输出的记账凭证进行签字盖章。对错误的记账凭证要求录入人员更正后再重新审核，并在确保与最终输出记账凭证一致后予以确认。

4、记账凭证必须经数据审核人员签章确认后，才能据以登记账簿。

5、各单位每月至少记账一次，月末前应将所有账务全部登记入账。

6、各单位每月终了后必须将储存在计算机内的凭证、账簿数据打印输出，平时可以只打印已满页的账簿数据，每年年末必须将全部账簿数据打印输出。

六、档案管理

1、电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘、软盘、光盘中的会计数据和计算机打印出来的书面形式存放的记账凭证、会计账簿、会计报表以及其它会计资料等会计数据。

2、电算化会计档案要严格按照财政部有关规定进行管理，由专人负责。

3、磁介质会计档案的存放地须防震、防磁、防湿、防火、防尘，重要的会计档案要双备份并分处存放。

4、存有会计档案的磁介质要定期检查，定期复制，一般一年不得少于一次。

7、根据电算化计算机硬盘空间的大小，以前年度的会计数据在硬盘上可以保留二至五年。

8、会计核算软件、报表软件的备份软件、电算化的初始化资料，保管期限截止停止使用或有重大更改后五年。

七、附则

1、对非法修改变更、故意毁坏会计电算化命令程序、数据文件、软盘等行为，将依照有关法律法规追究行政责任，情节严重的追究法律责任。

2、本制度自印发之日起执行，原《江苏省省级机关事务管理局会计电算化管理制度》(苏事管〔1998〕第53号)同时废止。

 

 

 

 

二○○六年十月十八日